Eine Anleitung für produktives Zusammenarbeiten im Studium vom PLUSTRACK. Mit komplett kostenlosen Tools organisiert sein wie die Profis.

Es ist wieder soweit: in einigen Lehrveranstaltungen stehen Referate und Gruppenarbeiten an. Das war schon vor der Pandemie anstrengend, weil man es irgendwie nie geschafft hat alle an einen Tisch zu bekommen.
Und jetzt? Ein paar der Leute mit denen du deinen Vortrag halten sollst sind nicht mal umgezogen. Das Studium in Distanzlehre fühlt sich an, als wäre man bei einem internationalen Konzern, mit Kolleg:innen die auf der ganzen Welt verstreut sind. Aber halt, es naht Rettung!

Image by Priscilla Du Preez (Unsplash)

Home Office als Chance.

Was wenn ich dir sage, dass gerade die beste Zeit ist, um erfolgreich gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten? Home Office als Chance! Ganz genau, darum soll es heute gehen. Ich möchte dir ein paar Ratschläge für effiziente Zusammenarbeit mit digitalen Tools geben, die dir auch in deinem restlichen Studium noch viel Ärger ersparen werden. Deine Gruppe wird so schnell mit dem Referat fertig sein, dass ihr zu eurem ersten persönlichen Treffen alle mit Feierabendbier kommen könnt.

Was sind die Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit?

Bevor wir uns die Software ansehen, gibt es noch ein paar Tipps zur optimalen Vorbereitung von mir, damit euer Meeting von Erfolg gekrönt wird. Denn, wie eine weise Mitbewohnerin mir einmal sagte: das Problem sitzt meistens vor dem Computer. Nimm dir vor Beginn deines Meetings also ein paar Minuten um dir folgende Fragen zu beantworten:

1. Hast du genug Zeit?

Oder musst du vielleicht doch jemandem Bescheid geben, dass du dich eventuell etwas verspätest? Deine Gruppe wird es dir danken, wenn du nicht später kurz weg musst, um deine Pläne für den restlichen Tag zu besprechen. Das sieht sonst nämlich oft so aus: “warte, lass mich kurz 15 Minuten telefonieren, dann können wir 10 Minuten länger machen”. Danke für nichts.

2. Hast du was zu trinken und zu snacken da?

Denk an deine Mitmenschen, sei nicht hangry im Meeting.

Während dem Meeting eine Kleinigkeit essen klappt schon, aber sich etwas zu Essen machen lenkt dann vielleicht doch zu sehr ab. Und wenn du schon dabei bist auf deinen Akku zu schauen, mach das doch auch gleich mit deinen Kopfhörern, Handy, Laptop und so weiter.

3. Hast du Zugang zu allen Tools, die du brauchst?

Ihr kommt viel besser voran, wenn schon vor dem Meeting klar ist wo die Arbeit passiert. Wenn ihr euch darüber noch einigen müsst, macht das gleich zu Beginn. Auf jeden Fall ist es wichtig, dass du die Tools die du zum arbeiten brauchst auch alle parat hast, wenn das Meeting beginnt. Es ist ja auch irgendwie peinlich, wenn dir erst währenddessen auffällt, dass du (ups) dein Passwort vergessen hast.

4. Hast du stabiles Internet?

Klar, keiner kann was dafür, wenn der Router mal streikt. Aber du könntest zum Beispiel mal nachsehen, ob deine Mitbewohnerin sich entschieden hat ausgerechnet heute Netflix zu bingen. Du brauchst ein bisschen Bandbreite und ein ordentliches Signal. Notfalls kannst du immer dein Handy bereit legen als Hotspot, wenn dein Datenvolumen das zulässt.
Ach, und jetzt wo du dein Handy parat liegen hast, setz es doch gleich auf ‘do not disturb’, oder diesen neuen ‘Focus Mode’ oder meinetwegen auf Flugmodus. Auf jeden Fall so, dass du es während dem Meeting nicht in die Hand nimmst. Während dem Gespräch das Handy rausholen ist in einem Videocall genauso unangemessen wie in Person.

Jetzt aber zu den Tools. Und weg vom Fax.

Was ich hier zeige, sind Anwendungen, die komplett in der Cloud sind. Keine Dateien auf deinem Gerät. Das ist auch praktisch wenn du alleine arbeitest, weil du zwischen Geräten wechseln kannst wie du möchtest, aber in Gruppen ist es schlichtweg Pflicht. Die Zeiten in denen man verschiedene Versionen einer Datei hin und her schickt, sind vorbei.

Share mir deins ich share dir meins? Lieber nicht.

Ein Vorteil aller Tools die ich empfehle ist außerdem, dass ihr dort direkt sehen könnt wer gerade mit an einem Projekt arbeitet, und was die anderen machen. Man kann Dinge kommentieren, sich Nachrichten schreiben, oder einfach direkt etwas ergänzen. Das ewige “warte ich teil kurz meinen Bildschirm,… könnt ihrs sehen?,…Mist, warte ich zoom rein” Hat damit endlich ein Ende. Ihr könnt euer Webex/Gather/Teams/Wonder/Zoom Meeting also im Hintergrund offen haben. Es ist ja auch nett die Gesichter der anderen zu sehen, aber ihr müsst nicht.

Warum lange reden ?

Ihr könnt zum Beispiel auch einen Call starten, euch 20 Minuten besprechen, den Call beenden, eine Stunde an einem Dokument arbeiten, und dann wieder einen Call zum Abschluss starten. Das schont die Nerven und die Internetverbindung. Nutzt die gemeinsamen Gespräche um euch abzustimmen und geht dann für einen festgelegten Zeitraum in konzentrierte Einzelarbeit über. Das funktioniert super, probiert es mal aus.

Google Drive statt MS Office


Das Minimum für eine gute Gruppenarbeit ist es, einen Ort zu haben an dem man seine Unterlagen sammelt. PDFs mit Literatur, Protokolle, und natürlich die Präsentation die meistens am Ende so einer Gruppenarbeit steht. Dafür kommt im Grunde jeder Cloud-Dienst in Frage. Aber Google Drive hat einen riesen Vorteil: Office kommt gleich kostenlos mit. Statt ein Dokument in Word zu schreiben und dann hochzuladen, kannst du einfach in Drive ein sogenanntes Google Doc erstellen. Die Unterschiede zu Office sind minimal, und werden keinen Nachteil für den Uni Alltag bedeuten – Ehrenwort.

Der erste Schritt in die Gruppenarbeit

Auch Excel und Powerpoint kommen in einer “light” Variante bei Google Drive mit. Der erste Schritt bei der Vorbereitung eurer Gruppenarbeit sollte also sein, dass ihr einen Ordner in einem Cloud-Dienst wie Google Drive anlegt, auf den alle Bearbeitungszugriff haben. Tauscht also direkt email Adressen aus, wenn eure Gruppe feststeht. Mein Kollege Julius hat schon einen Artikel über die wichtigsten digitalen Helfer für das Studium verfasst, da findest du mehr Infos zum Thema Office und Cloud Dienste

Notion für aufwändige Projekte


Wenn die Gruppenarbeit gelingen soll und es viel zu tun gibt ist ein Textdokument, in dem ihr Protokoll darüber führt wer mit was dran ist, schnell zu unübersichtlich. Hier kommt Notion ins Spiel. Julius hat in oben genanntem Artikel schon ein paar der Vorteile von Notion für den privaten Gebrauch genannt, aber hier wollen wir uns mal ansehen, wie ihr gemeinsam den Überblick behaltet mit einer Notion Seite. Kleiner Hinweis vorab: Damit mehrere Leute an einer Notion Seite arbeiten können, braucht ihr die Version “Personal Pro”, die es für Studierende kostenlos gibt.

Dann legen wir mal los

Wenn du also schon Notion hast, mach dir trotzdem einen Account mit deiner Studi-Adresse. Wenn du dir den Account gemacht hast, lad dir direkt die Desktop App von Notion runter. Und dann stell auf dem Dark Mode um, deine Augen werden es dir danken.


Hier ist ein kleines Beispiel. Wenn du schon ein Notion Kenner bist, wirst du jetzt 100 Ideen haben, was man noch alles auf so eine Seite packen könnte, und ich kann dir nur zustimmen. Aber das ist hier nicht Thema. Für deine Gruppenarbeit brauchst du vor allem einen Ort um Aufgaben im Team zu verteilen, Dateien abzulegen um gemeinsam daran zu arbeiten und Links übersichtlich darzustellen, damit ihr keine Zeit beim Suchen verliert.
Aber ganz so basic wollen wir dann doch nicht bleiben. Deswegen zeige ich euch jetzt noch ein paar Möglichkeiten so eine Notion Seite auszubauen.

Mehr aus Notion rausholen


Mit einer Timeline oder einem Kalender könnt ihr die Schritte bis zum fertigen Projekt übersichtlich darstellen. Den einzelnen Aufgaben in de Timeline könnt ihr dann ein Teammitglied zuweisen, oder ihnen eine Deadline geben. Dann sendet Notion euch zum Beispiel eine Push Nachricht aufs Handy, wenn ihr dort auch die App habt. So vergisst niemand etwas. Ihr könnt auch Dateien wie PDFs entweder vom PC oder aus Google Drive auf Notion einbetten, also sie so verlinken, dass sie direkt angezeigt werden. Dasselbe geht mit Miro Boards (und quasi allem anderen). Das macht es sehr einfach auf einen Blick zu sehen welche Ressourcen ihr zur Verfügung habt. Nie wieder suchen!

Miro für reibungslose Zusammenarbeit und Präsentation


Mein persönlicher Favorit für gemeinsame Arbeit an Projekten ist inzwischen eindeutig Miro. Dafür gibt es eine Reihe von Gründen. Miro lässt einem die Wahl, ob man getrennt etwas erarbeitet und es dann zusammenfügt, oder ob man gemeinsam Ideen sammelt. Man kann tolle Präsentationen in Miro machen, und Powerpoint wird eigentlich überflüssig dadurch. Auch Aufgaben lassen sich verteilen, Deadlines setzen, Dokumente teilen,… ihr seht schon.

Wer ist dieser Miro?

Wenn ihr euch jetzt fragt, Miro? Dieses Ding wo wir unsere Ideen aus den Breakout Rooms in der letzten Lehrveranstaltung auf blaue und rosa Post-Its geschrieben haben? Ja genau das. Das kann viel mehr als eure Dozent:in mit euch gemacht hat!

Damit ihr mit bis zu 10 Leuten in einem Team arbeiten könnt, braucht ihr auch hier eine kostenlose Premiumversion für Studierende. Gleich nachdem ihr euch die Studi Accounts gemacht habt, ladet euch auch hier am besten die Miro App herunter. Das hilft bei der Übersicht und es macht auch mehr Spaß damit zu arbeiten.


Man kann auf Miro wirklich alles hochladen, verlinken und einbetten. Und mit den sogenannten Frames lässt sich am Ende eine Präsentation machen, in der man von Bereich zu Bereich springt. Ihr könnt also eure ganze Arbeit auf einem Board machen, am Ende etwas aufräumen, die Memes löschen, eure Inhalte sperren, damit während der Präsentation niemand etwas bearbeiten kann (es sei denn ihr wollt auch blaue und rosa Post Its für die Breakout Gruppen) und schon habt ihr eine Präsentation für den Kurs. Kein Einsammeln und Komprimieren eurer Arbeit aus verschiedenen Quellen.

Der Tag der Wahrheit.

Für die Präsentation schickt ihr einfach den Link zu dem Miro Board in den Kurs. Eure Kommiliton:innen müssen sich nicht anmelden oder etwas runterladen, sie können sich direkt auf dem Board umsehen. Wenn ihr Frames vorbereitet habt, könnt ihr auch in den Präsentationsmodus wechseln und ganz klassisch à la Powerpoint durch die Inhalte führen. Die Möglichkeiten sind wirklich schier endlos, und der Einstieg ist echt einfach.

Ich hoffe, es waren ein paar Anregungen dabei für eure nächste Gruppenarbeit.
Vielleicht konnte ich euch ja überzeugen, auch bei regulärem Unibetrieb weiterhin auf diese Tools zurück zu greifen.
Gegen den Typen der zu spät zum Meeting kommt und vergessen hat was vorzubereiten gibt es leider noch kein Tool. Aber durch die geteilten Dokumente seht ihr wenigstens von Anfang an wer an seinem Auftrag arbeitet, da werden die Ausreden vielleicht schwerer zu finden.

Viel Erfolg bei euren gemeinsamen Projekten!
Euer PLUSTRACK Aaron