Digitale Helfer für den Univeristätsalltag
Sie möchten souverän und effizient durch den Dschungel digitaler Lehrveranstaltungen navigieren? In diesem Artikel stellt unser PLUSTRACK-Team ihre Lieblings-Helferlein für den digitalen Alltag vor an der Universität vor.
Dezember 2021 – die online Lehre hält nun auch im vierten Semester in Folge Einzug. Die letzten eineinhalb Jahre haben bereits dazu geführt, dass viele Mitarbeitende ihre Lehre umgestellt und angepasst haben, und das mit beachtlichem Erfolg. Diese spontane Adaption an die schwierigen, sich stetig verändernden Umstände unter immensem Kraftaufwand, ist mit Sicherheit etwas worauf Lehrende stolz sein können.
Trotzdem bleiben auch noch nach drei Semestern einige Fragen offen, wie der Arbeitsalltag in der digitalen Welt effizienter gestaltet werden kann. Gerne möchten wir, das PLUSTRACK Team, die Möglichkeit nutzen und Ihnen als Mitarbeitende der PLUS Tools vorstellen, die das Navigieren im Online-Dschungel erleichtern können. Wir möchten daraufhinweisen, dass wir einige dieser Programme aus Basis unseren Erfahrungen im Privaten ausgewählt haben. Inwieweit diese für Ihre Arbeit an der PLUS, bspw. aus datenschutzrechtlichen Gründen, geeignet sind, bitten wir Sie vor Nutzung selbst zu überprüfen.
Wir haben unsere wichtigsten Tools für ein reibungsloseres, entspannteres und schnelleres Arbeiten in der digitalen Welt zusammengestellt. Ganz im psychologischen Sinne haben wir uns Maslows Bedürfnispyramide bedient und stellen Euch unsere digitale PLUSTRACK – Arbeitspyramide vor.
Anstatt die Daten auf den Laptops oder PCs an der Universität lokal zu speichern, wird uns hier eine praktische Alternative angeboten. Mithilfe von MyFiles ist Speichern in der Cloud sicher und einfach möglich.
Neben klassischen Tools wie Microsoft OneNote, Trello oder der Notizapp im Smartphone haben wir das Programm Notion für uns entdeckt. Das Programm ist kostenlos und sowohl als App, als auch als Browser-Version erhältlich.
Es können Begriffe gegoogelt, Dateinamen gesucht, Dateien nach Stichwörtern durchsucht oder als Taschenrechner benutzten werden.
How to save a file – MyFiles?
Digitales Arbeiten und Online-Lehre erfordern Spontanität. Allzu oft müssen wir auf unsere Daten zugreifen, wenn wir gerade nicht am Arbeitsplatz sind. Das prominenteste Beispiel ist hier wohl Corona-bedingtes Homeoffice. Anstatt die Daten auf den Laptops oder PCs an der Universität lokal zu speichern, wird uns hier eine praktische Alternative angeboten.
Mithilfe von MyFiles ist Speichern in der Cloud sicher und einfach möglich. Zugriff auf myFiles bekommt man einfach über die Startseite der Webdienste der Universität. Noch effizienter ist aber der Zugriff über die Nextcloud-Application. Hiermit ist die Integration von MyFiles ganz einfach in den Dateien-Explorer auf Ihrem PC möglich. Somit können Dateien ohne Zusatzaufwand sicher und von überall zugänglich in der Cloud gespeichert werden. Im Intranet ist hierzu auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung angelegt. Ein weiterer großer Vorteil ist hierbei das Freigeben von Ordner oder auch nur einzelnen Dokumenten für Kolleg:innen. Somit ersparen Sie sich das leidige Hin-und-Hersenden von Dateien und dem daraus folgendem Chaos mit Versionsnummerierung. Auch die Freigabe für einen definierten Zeitraum ist in MyFiles problemlos möglich.
Get your notes together - Notion
Eine weitere Frage, die Mitarbeitende beschäftigt, sobald man an den eigenen Schreibtisch in den eigenen vier Wänden zurückkehrt ist: Wie soll ich eigentlich den Überblick behalten? Der Schreibtisch ist spätestens nach drei Tagen im Homeoffice übersäht mit Post-its. Ausgedruckte Paper und Unterlagen stapeln sich und die To-Do Liste für den Tag steht auf der Rückseite des gestrigen Einkaufszettel. Zeit also das Notizchaos zu digitalisieren.
Neben klassischen Tools wie Microsoft OneNote, Trello oder der Notizapp im Smartphone haben wir das Programm Notion für uns entdeckt. Das Programm ist kostenlos und sowohl als App, als auch als Browser-Version erhältlich. Registriert man sich mit einer Bildungs-Mailadresse, bekommt man den Premiumzugang sogar kostenlos. Notion ist das perfekte All-in-one Tool. Im Prinzip ist es nichts anderes als ein Notizblock, in den man alle möglichen Inhalte einfügen kann und um weitere Unterseiten erweitern kann. Der große Vorteil von Notion ist die Vielseitigkeit der Inhalte. Es ist kein Problem, Bilder und PDFs einzufügen und zu kommentieren. Es können direkt Tabellen (endlich keine Screenshots mehr) oder To-Do Listen angelegt und abgehakt werden. Sogar Spotify- oder Youtube-Inhalte können eingebettet werden.
Für folgende Punkte eignet sich Notion bestens
- Mitschriften während Meetings verwalten
- tägliche/wöchentliche TO-Do Listen anlegen → auch als Kanban-Board
- wiederkehrende Aufgaben tabellarisch organisieren
Zusätzlich könnt ihr Seiten für andere User freigeben und so zum Beispiel gemeinsame Projekte oder Studien planen und auch schreiben. Notion ermöglicht es ähnlich zu Google Documents, simultan an Dokumenten/Seiten zu arbeiten und Kommentar- und Markierungsfunktionen erleichtern die Zusammenarbeit sehr.
Type less, say more - Alfred
Als letztes möchten wir ein Programm vorstellen, dass vor allem für alle geeignet ist, die wirklich überall möglichst zeitsparend arbeiten möchten. Dauert der Griff zur Maus oder aufs Touchpad zu lang und die Arbeit mit Shortcuts ist für Sie bereits sehr vertraut? Dann könnte Alfred (Mac) oder Wox (Windows) das passende Tool darstellen. Vielleicht sind manche von Ihnen mit der Spotlight-Suche auf Mac oder Cortana auf Windows vertraut. Diese beiden Applications sind hierzu sehr ähnlich nur um einige Funktionen reicher und vor allem deutlich schneller. Per Shortcut kann die Suchleiste des Programms aufgerufen werden und darin kann praktisch alles gesucht werden. Es können Begriffe gegoogelt, Dateinamen gesucht, Dateien nach Stichwörtern durchsucht oder als Taschenrechner benutzten werden. Wenn Sie Stichwörter bereits vor den eigentlichen Suchbegriff schreiben, werden explizit diese Websites danach durchsucht (Amazon, Maps, Google, Wikipedia etc.).
Vielleicht ist ja etwas für Sie dabei, dass Ihnen hilft den digitalen Universitätsalltag zu strukturieren und so auch die Zeit im Homeoffice zu erleichtern.
Für manche ist auch eine schöne handgeschriebene To-Do Liste genau das richtige, denn das Gefühl, erledigte Aufgaben mehrmals kräftig durchzustreichen lässt sich nur schwer digital nachstellen.
– Julius Möller
für das PLUSTRACK Team
Photo Credits: Titelbild: Photo by Lauren Mancke on Unsplash; Grafik: Julius Möller; Notion: Photo by Marten Bjork on Unsplash; Mendeley: Photo by Marten Bjork on Unsplash;